「できれば年内に」が増えていませんか？管理職が考えたい仕事の優先順位

■ 「全部、年内に終わらせる」が正解？

ここでまず必要なのは、仕事の優先順位と期限を整理し、年内に取り組む仕事を絞ることです。

忙しくなると、どうしても「誰に任せるか」「どうすれば早く終わるか」に目が向きがちです。しかし、仕事を振り分けるだけでは、チーム全体が抱えている仕事量そのものは変わりません。大切なのは、「全部やる」という前提を一度外し、何を優先すべきかを考えることです。

■ 「年内に終わらせたい」と「年内に終える必要がある」は違う

仕事の期限を考えるうえで、まず確認したいのが、その期限の根拠です。

もちろん、こうした仕事も必要な場合がありますが、すべてを同じ優先順位で扱う必要はありません。

「その仕事は、なぜ年内に終わらせる必要があるのか？」

この問いを持つことで、期限を動かせる仕事や、今すぐ取り組まなくてもよい仕事が見えてくることがあります。

■ 仕事を整理してから、担当者を決める

期限の根拠を確認したら、次は現在抱えている仕事を一度見える状態にします。そのうえで、次の3つに仕分けていきます。

ここで重要なのは、担当者を決めるのは、仕事を整理した後だということです。

先に「これはAさん、こちらはBさん」と振り分けてしまうと、結果的にすべての仕事を進める前提になってしまいます。まず仕事そのものを整理し、必要な業務を明確にしたうえで、誰が、いつまでに担当するのかを決める。この順番が大切です。

■ 優先順位は、チーム全体で共有する

仕事の優先順位を決めても、管理職だけが把握している状態では、現場の混乱は解消されません。

「これは急ぎ」「できれば年内」「なるべく早く」といった指示が重なると、メンバーにとっては、どの仕事も急いで対応しなければならないように感じられます。

そのため、優先順位や期限だけでなく、「今はやらないこと」も含めて、チーム全体で共有することが大切です。さらに、なぜその仕事を優先するのか、判断の理由まで伝えることも重要です。

判断の基準が共有されていれば、メンバー自身も仕事の進め方を考えやすくなり、状況に応じた判断ができるようになります。

■ タイムマネジメントは、個人の時間管理だけではない

タイムマネジメントというと、「どうすれば仕事を早く終えられるか」「限られた時間をどう効率よく使うか」といった、個人の時間管理をイメージする方も多いかもしれません。
しかし、管理職には、チーム全体の仕事をどう設計するかという視点も求められます。

ベアラボの研修でも、実務に近いケースを使い、業務を見える化したうえで、優先順位や担当、期限を考える演習を行っています。

同じケースでも、管理職と部下で優先順位が異なったり、参加者同士でも判断が分かれたりすることがあります。そこで、なぜその順番にしたのかを共有し、判断基準の違いに気づいてもらいます。

実際に、通常業務や問い合わせ対応、来期の準備などをすべて「年内必須」としていた職場でも、業務を整理することで、期限を動かせる仕事が見つかり、不要な残業の削減につながったケースがありました。

タイムマネジメントは、限られた時間に仕事を詰め込むことではなく、チームとして何に時間を使うのかを決めることでもあります。

■ 仕事が増えるときこそ、「何をやらないか」を考える

年末の忙しい時期は、一つひとつの仕事を見ると、どれも必要で、できれば早く終わらせたいものに感じられます。しかし、新しい仕事が増えるたびに追加するだけでは、現場の負担は大きくなる一方です。

管理職に求められるのは、仕事を増やす判断だけでなく、何を後ろにずらすのか、何を今はやらないのかを決めることです。また、その判断をチームに共有することで、メンバーも安心して目の前の仕事に取り組みやすくなります。

「どうすれば全部終わるか」ではなく、「本当に今やるべき仕事は何か」。

年末に向けて仕事が増えるこの時期だからこそ、チームの業務と優先順位を一度見直してみてはいかがでしょうか。